La Gestion des listes est une interface vous permettant de gérer 3 sortes de listes, particulièrement utiles lorsque vous avez des rendez-vous à reporter, à avancer ou des personnes à mettre sur liste d’attente. L’utilisation de cette interface centralise tout ce qui a été fait et tout ce qu’il reste à faire ; c’est la raison pour laquelle nous vous invitons vivement à l’appréhender et à l’utiliser.

1 – Liste des « RDV à avancer »

Il est possible de signifier que le Contact préférerait un rendez-vous plus proche que celui qui lui a été attribué. En choisissant le statut À avancer, le rendez-vous en question aura l’icône bleue clignotante (chevron indiquant la gauche), ce qui viendra alimenter automatiquement la liste RDV à avancer [accessible depuis Gestion des listes – menu bleu horizontal haut, à droite]

• Directement depuis la grille de l’agenda, optez pour le statut À avancer
• Depuis la fenêtre de détail d’un rendez-vous, choisissez le statut À avancer
• Depuis la fenêtre de confirmation de rendez-vous, cochez le statut À avancer.

Le rendez-vous avec le statut À avancer reste positionné dans l’agenda en attente qu’un créneau plus proche se libère. On peut également ajouter des préférences pour avancer le rendez-vous en question. (cf plus bas).

Dès qu’un patient se désistera et si cela correspond aux critères définis par le contact, une pastille « V » jaune vous l’indiquera.

2/ Liste « RDV en attente »

Elle se crée directement depuis le bouton « Gestion des listes » (menu en haut à droite).

• Cliquer sur le lien bleu en haut à droite « Créer une nouvelle Entrée,
• Indiquer l’agenda, le motif, le nom du Contact,
• Vous pouvez y ajouter un commentaire (qui se verra dans la liste) et des préférences de rendez-vous (cf plus bas),
• Enregistrez.

Une liste sans rendez-vous positionné dans l’agenda se crée, Dès qu’un patient se désistera et si cela correspond aux critères définis par un des contacts « En attente », un « V » jaune vous l’indiquera. Vous pourrez alors attribuer un créneau disponible à ce contact (cf attribuer un rdv depuis la liste d’attente).

3 – Liste des « RDV à reporter »

La liste intitulée RDV à reporter est alimentée automatiquement suite à 3 actions possibles : lorsqu’on souhaite Poser une absence, lorsqu’on choisit le statut A reporter à prévenir pour un rendez-vous ou lorsqu’on modifie une Ouverture et que cette modification implique qu’un ou plusieurs rendez-vous devront être reportés car il se retrouveraient en dehors des nouvelles plages d’ouverture.

Découvrez en détail notre article Gérer les reports de rendez-vous.

4 – Actions possibles à partir de Gestion des listes

Maintenant que nous avons vu les 3 différentes listes, vous pouvez pour chacune d’entre elles : ajouter des préférences puis lorsque le système a détecté une disponibilité, attribuer le créneau disponible à une « entrée » dans une liste d’attente.

A/ Ajouter des préférences de rendez-vous depuis une liste :

En dessous du commentaire dans une entrée en liste d’attente, cliquez sur le lien bleu « ajouter des préférences de rendez-vous » . Vous pouvez ainsi définir :

• Les dates au plus tôt ou au plus tard pour le rdv souhaité,
• Les horaires mini et maxi pour le début du rendez-vous,
• Les jours de la semaine qui correspondent aux disponibilités du contact,
• Un commentaire en texte qui apparaîtra dans la liste des contacts en attente,
• Enregistrez

B/ Attribuer un créneau disponible à une entrée présente dans une liste d’attente :

Lorsqu’un créneaux dans l’agenda correspond aux préférences de rendez-vous d’une liste d’attente, un « V » jaune apparaît sur chaque entrée pour qui on peut alors agir pour déplacer / attribuer / avancer le contact en attente selon la liste, Voici comment attribuer le créneau à une entrée de la liste d’attente :

• Cliquer sur une entrée de la liste avec un « V » jaune
• Des horaires sont proposés à droite
• Cliquer sur un horaire proposé
• Le rendez-vous est déplacé / positionné / avancé selon la liste choisie.