Vous pouvez choisir d’envoyer un rappel de rendez-vous par SMS aux contacts qui ont un rendez-vous dans votre agenda. Dans ce cas, il faut activer le service et bien entendu renseigner le numéro de portable dans les fiches Contact de votre agenda. Il est possible de systématiser l’envoi des sms de rappels de rendez-vous en fonction du choix d’un motif de rendez-vous.
Pour qu’il puisse y avoir un rappel de rendez-vous par SMS, 4 conditions à remplir :
- Renseigner le numéro de Téléphone Portable dans la fiche Contact dans le champs « Mobile« ,
- Activer le service dans :
– Admin (Mon Compte) (petit bonhomme en haut à droite)
– Services (Mes Services)
– Onglet « SMS »
– SMS de Rappel
– Indiquez un délai de rappel parmi ceux proposés dans la liste déroulante
– Le contenu du message est personnalisable en laissant impérativement les balise <DATE> et <TIME> dans la limite de 160 caractères.
– Un peu plus bas, vous pouvez visualiser le SMS qui sera envoyé. - Le rendez-vous doit avoir été positionné avant le délai de rappel de rendez-vous. Par exemple rappel à 24h => le rendez-vous devait être positionné il y a plus de 24 heures sur l’agenda.
- Dans le détail du rendez-vous, il faut impérativement que « Rappel SMS au contact » soit coché. Il est facile de le vérifier dans l’agenda, un petit téléphone vert apparaît sur les rdv pour lesquels un rappel de rdv par SMS est demandé.
La demande de notification par SMS peut se faire manuellement sur chaque rendez-vous. Mais il est souvent préférable de pré-cocher le petit téléphone vert sur les motifs qui méritent un rappel de rdv par SMS. Celui-ci peut se paramétrer sur chaque motif concerné. Mais il y a aujourd’hui un accès plus pratique pour le faire dans :
- Admin (mon Compte),
- Services (Mes Services),
- SMS,
- Rappels SMS,
- l’ensemble des motifs de chaque agenda est listé, il suffit de cocher OUI ou NON pour chacun d’entre eux si vous voulez ou non un rappel de rdv par SMS)
- Ainsi, vous n’aurez pas à penser à cocher dans le détail du rdv, ce sera fait automatiquement selon le motif de rendez-vous choisi.
Note : ce rappel de rendez-vous par SMS génère un surcoût sur votre abonnement. Renseignez-vous auprès de votre secrétariat ou <Contactez notre Support>. En fonction du volume de SMS envoyé, il pourra être judicieux de choisir une formule avec SMS de rappels inclus.
Note : Le SMS de rappel de rendez-vous permet une baisse sensible des rendez-vous non honorés. Si vous avez régulièrement des absences dans votre agenda, le surcoût des SMS de rappels sera très vite compensé par des rdv que vous aller pouvoir honorer et facturer .