Certaines actions dans l’agenda aboutissent à des communications en direction des patients
Nous répertorions ici toutes les actions qu’un praticien et/ou son secrétariat vont pouvoir générer dans l’agenda et qui vont induire une communication en direction des patients : confirmations de RDV, rappels de RDV par SMS/Email, annulations de RDV, etc.
Nous verrons dans quelles conditions le patient pourra directement interagir sur son rendez-vous pour le modifier ou l’annuler.
Découvrez dans cette page les actions dans l’agenda qui aboutissent à des communications vers le patient :
- Confirmation du RDV au patient
- Modification / annulation de RDV par le patient
- Rappels de RDV par SMS et /ou par E-mail au patient
- Notification au patient suite à l’annulation d’un RDV par le praticien / secrétariat
Confirmation du RDV au patient
1 – Conditions de paramétrage
- La fiche contact contient l’E-mail du patient,
- Dans Services > Service E-mail > Confirmation de RDV : Le motif de RDV est coché OUI pour que le patient reçoive l’E-mail de confirmation de RDV.
2 – Action dans l’agenda
- Au moment où le praticien ou son secrétariat enregistre un RDV dans l’agenda avec une fiche contact dument renseignée.
(cela vaut aussi pour une prise de RDV en ligne par le patient)
3 – Communication vers le patient
- Le patient reçoit un E-mail de confirmation de RDV précisant : la date et l’heure du RDV et le professionnel avec qui le patient a RDV.
- Dans certains cas, le patient recevra également 2 liens automatiques lui permettent de MODIFIER ou d’ANNULER le RDV (dans la limite accordée par le praticien dans ses autorisations de prise de RDV en ligne).
4 – Interaction avec le patient
- Pas d’interaction possible si le praticien ne propose pas de prise de RDV en ligne.
- En revanche si le praticien propose la prise de RDV en ligne et que le motif de RDV choisi est coché OUI sur « RDV internet », le patient pourra cliquer sur MODIFIER ou ANNULER le rdv. Et cela même si le RDV a été pris initialement pas le praticien ou son secrétariat .
NOUVEAU
Un RDV pris au départ par le praticien ou son secrétariat dans l'agenda peut désormais être
modifié ou annulé directement par le patient depuis l'E-mail de confirmation de RDV.
Modification / Annulation de RDV par le patient
1 – Conditions de paramétrage
- Le praticien a nécessairement choisi le service de prise de RDV par internet (Cf offre de service choisie auprès de votre télésecrétariat ou auprès d’Agenda en Ligne),
- Le service de prise de RDV en ligne Prendre-mon-rdv.com est actif et parfaitement configuré,
- Le Motif de RDV est coché OUI pour que le patient reçoive l’E-mail de confirmation de RDV.
- Le Motif de RDV est coché OUI pour « RDV par Internet ».
2 – Action dans l’agenda
- Le RDV initial a été pris soit pas le patient directement sur Prendre-mon-rdv.com, soit par le praticien ou son secrétariat en utilisant un motif coché OUI pour « RDV par internet ».
3 – Communication vers le patient
- Au moment de la prise de RDV initiale, le patient a reçu un E-mail de confirmation de RDV,
- Il doit IMPERATIVEMENT repartir de cet E-mail en cliquant sur un des 2 liens automatiques pour MODIFIER ou ANNULER le RDV (dans la limite de délai avant le RDV accordée par le praticien dans ses autorisations de prise de RDV en ligne).
4 – Interaction avec le patient
- Si le patient annule son RDV en ligne, il recevra un E-mail confirmant cette annulation
- Si le patient modifie son RDV, il recevra alors un nouvel E-mail de confirmation de RDV avec les coordonnées du nouveau RDV pris.
Rappels de RDV envoyés par SMS et/ou par E-mail
1 – Conditions de paramétrage
- Le praticien a choisi le service de rappel de RDV par SMS et/ou par E-mail
- E-mail de rappel : dans Services > Service E-mail > Rappel de RDV : un délai de rappel est choisi,
- SMS de rappel : dans Services > Service SMS > Rappel de RDV : un délai doit être choisi + les motifs qui doivent recevoir un rappel SMS sont à cocher OUI. (si le délai ne peut être choisi, contactez votre télésecrétariat ou Agenda en Ligne),
- La fiche contact doit avoir contenir un numéro de portable dans le champ « Mobile », un E-mail dans le champ « E-mail ».
2 – Actions dans l’agenda
- Si le paramétrage par défaut est fait convenablement, aucune action est nécessaire sur les RDV pris dans l’agenda => Les rappels se font automatiquement sur les RDV avec le petit téléphone vert.
3 – Communication vers le patient
- Le patient reçoit un E-mail de confirmation de RDV précisant : la date et l’heure du RDV et le professionnel avec qui le patient a RDV.
- Dans certains cas, le patient recevra également 2 liens automatiques lui permettent de MODIFIER ou d’ANNULER le RDV (dans la limite accordée par le praticien dans ses autorisations de prise de RDV en ligne).
4 – Interaction avec le patient
- Le patient n’a pas la possibilité de modifier ou annuler son RDV depuis un E-mail ou un SMS de rappel de RDV. Il ne peut le faire que depuis un E-mail de confirmation de RDV (cf les actions vues plus haut).
Notification au patient suite à l’annulation de RDV par le praticien ou son secrétariat
1 – Conditions de paramétrage
- L’option d’envois de SMS d’annulation est activé dans Services > Service SMS > SMS d’annulation
- Le praticien ou son secrétariat change le statut d’un RDV pour le mettre en « A reporter, à prévenir » ou il pose une absence dans son agenda avec des RDV à reporter
- SMS de rappel : dans Services > Service SMS > Rappel de RDV : un délai doit être choisi + les motifs qui doivent recevoir un rappel SMS sont à cocher OUI. (si le délai ne peut être choisi, contactez votre télésecrétariat ou Agenda en Ligne),
- La fiche contact doit avoir contenir un numéro de portable dans le champ « Mobile ».
2 – Actions dans l’agenda
- Changement de statut d’un RDV en « A reporter à prévenir » => il faut cocher « envoyer SMS d’annulation »
- Poser une absence dans l’agenda alors que des RDV sont déjà positionnés => il faut choisir l’annulation des RDV en prévenant automatiquement par SMS.
3 – Communication vers le patient
- Le patient reçoit un SMS avec un lien cliquable qui le dirige vers une page lu permettant de reprendre un RDV en ligne ou vers le numéro du secrétariat
4 – Interaction avec le patient
- Le patient peut reprendre RDV en échange du RDV annulé,
- Il recevra à l’issue un E-mail de confirmation de RDV.