Guide des changements et des nouvelles fonctionnalités
Dans cette version, nous nous sommes attachés à améliorer la lisibilité et la fluidité d’utilisation de notre logiciel et à imaginer de nouvelles fonctionnalités.
La notion de Créneau proposé permet de réserver un créneau pour un contact en attente d’accepter la proposition de créneau. De plus, cette version apporte une clarification entre un RDV associé à une fiche contact et un Créneau bloqué pouvant se transformer en RDV. Enfin, d’autres améliorations concernent la gestion des listes.
Découvrez les sujets abordés dans cette page :
- Réorganisation de la fenêtre de prise de RDV,
- Prendre un RDV : améliorations de la prise de RDV dans l’agenda,
- Créneau proposé : nouvelle fonctionnalité pour réserver un créneau à un contact,
- Créneau bloqué : nouvel onglet et fonctions avancées,
- Gestion de listes : évolutions pratiques et priorités,
- Autres améliorations.
Réorganisation de la fenêtre Prendre un RDV
La fenêtre de prise de RDV a été réorganisée pour différencier les actions de prise de RDV de celles qui bloquent un créneau, mais aussi pour afficher encore plus efficacement les événements passés ou en cours liés à un contact.
NOUVEAU
2 onglets pour 2 fonctions différentes
Dans la fenêtre de prise de RDV, 2 onglets vous sont désormais proposés : Prendre un RDV ou Bloquer un créneau.
Vidéo : aperçu des 2 onglets dans la fenêtre de prise de RDV.
Prendre un RDV : les améliorations
Après avoir cliqué sur un Motif de RDV pour rechercher un créneau disponible, la fenêtre de prise de RDV s’ouvre par défaut dans l’onglet Prendre un RDV.
IMPORTANT
Informations essentielles plus visibles
Dans la colonne de droite, nous avons regroupé toutes les informations liées au Contact. Elles permettent de guider la personne qui prend RDV avec, dans l’ordre : un résumé de la fiche Contact, les RDV à venir, les RDV passés, consignes de prise de RDV.
A SAVOIR
Contact obligatoire
Renseigner un contact est désormais impératif lorsqu’on prend un RDV. En effet, il convient de prendre un RDV pour une personne.
A SAVOIR
Icone téléphone vert 
Lorsque cet icone s’affiche, il indique désormais que toutes les conditions sont réunies pour autoriser l’envoi de SMS de rappel de RDV.
Nous rappelons ici les 3 conditions :
– le service rappel par SMS est activé,
– l’icone a été coché lors de la prise de RDV ou pré-coché dans le Motif de RDV,
– un numéro de téléphone portable est renseigné dans le champ Mobile de la fiche contact.
Vidéo : détail de l’onglet Prendre un RDV dans la fenêtre de prise de RDV
LIENS UTILES
– Prendre un RDV rapidement – en commençant par la recherche de disponibilités,
– Configurer le rappel de RDV par SMS.
Créneau Proposé : nouvelle fonctionnalité pour réserver un créneau à un contact
Le Créneau proposé peut être utilisé lorsque vous souhaitez avancer un RDV, proposer un créneau de dernière minute ou bien proposer un créneau à un patient de la liste d’attente. Si vous n’avez pas réussi à le joindre, vous laissez un message sur sa boîte vocale et vous attendez qu’il vous rappelle pour accepter ou non le créneau en question. Le Créneau proposé est gardé le temps nécessaire avec la possibilité d’activer un délai d’expiration automatique. Toutes les notifications sont désactivées sur un Créneau proposé. Lorsque le contact accepte, il suffit de convertir le créneau en RDV.
NOUVEAU
Poser un Créneau proposé
On procède comme pour un RDV, vous occupez le créneau en choisissant un motif de RDV et un Contact, et après avoir laissé un message vocal, vous cochez « Enregistrer comme Créneau proposé ». Vous pouvez également choisir un délai d’expiration automatique. Le créneau affichera l’icone d’un sablier pour spécifier qu’il s’agit d’un statut spécifique.
NOUVEAU
Suivre une proposition de Créneau proposé
Juste après avoir posé un Créneau proposé ou lors de relances, il vous est possible d’indiquer de manière suivie toutes les actions menées pour joindre le contact. Chaque action est horodatée et le nom de l’utilisateur qui a fait l’action s’affiche.
Tous les Créneaux proposés se retrouveront automatiquement dans une nouvelle liste afin que vous puissiez suivre de près les différentes propositions de créneaux.
NOUVEAU
Gérer un Créneau proposé
Lorsque vous aurez le contact au téléphone, vous pourrez convertir le Créneau proposé en RDV, et ce, en un clic. Si le contact ne confirme pas, soit vous supprimez le Créneau proposé, soit il s’annulera automatiquement au-delà du délai d’expiration.
IMPORTANT
Différent du statut Attente de confirmation
Le créneau proposé n’est pas à confondre avec le statut Attente de confirmation : en effet, ce statut se met sur un RDV déjà accepté par le contact. Il indique que le secrétariat attend la confirmation du contact attestant qu’il va honorer son RDV (au préalable, ce RDV a bénéficié d’un rappel suite auquel le contact doit appeler pour confirmer sa venue).
Vidéo : poser un Créneau proposé, assurer un suivi des actions, le convertir en RDV
LIENS INDISPENSABLES !
– Poser un Créneau Proposé,
– Gérer un Créneau Proposé,
– Créneau Proposé sur l’Application mobile.
Créneau bloqué : nouvel onglet et fonctions avancées
Pour faciliter la fluidité des échanges entre un praticien et son secrétariat, nous avons imaginé une notion de Créneaux bloqués avancée. Un ou plusieurs créneaux bloqués successifs sont posés dans l’agenda avec des finalités très différentes :
- soit pour indiquer un créneau ou une série de créneaux utilisables pour des rendez-vous particuliers (par exemple créneau réservé au praticien ou créneaux d’urgences).
- soit pour signifier que durant une période vous n’êtes pas disponible pour tout RDV (raison personnelle ou professionnelle),
NOUVEAU
Poser un créneau bloqué
On utilise désormais l’onglet Créneau bloqué dans la fenêtre de prise de RDV. L’utilisation de Modèles de Créneau bloqué, par défaut ou personnalisés, est conseillée pour que le paramétrage des options corresponde au besoin. Un Créneau bloqué n’est pas associé à une fiche contact, il empêche la prise de RDV en ligne ou la recherche de disponibilités.
NOUVEAU
Gérer un Créneau bloqué
Si un Créneau bloqué est utilisable pour être transformé en RDV, il suffira de cliquer sur « Convertir en RDV » et renseigner un contact.
Une simple suppression de Créneaux bloqués permet de rouvrir des disponibilités dans un agenda.
À SAVOIR
Personnaliser vos modèles de Créneaux bloqués
Des modèles courants sont configurés par défaut, mais il est possible de les personnaliser ou d’en créer de nouveaux.
Vidéo : poser un créneau bloqué, le convertir en RDV, personnaliser les modèles de créneaux bloqués
LIENS INDISPENSABLES !
– Poser un Créneau Bloqué – pour pouvoir le convertir ensuite en RDV ou non,
– Gérer un Créneau Bloqué – le convertir ou le supprimer,
– Personnaliser les modèles de créneaux bloqués,
– Créneau bloqué sur Application mobile.
Gérer les listes : nouvelle liste et priorités
Avec l’ajout de la notion des créneaux proposés, une 4ème liste s’ajoute aux 3 déjà existantes afin de mieux suivre les différentes propositions de créneaux. Nous en avons profité pour ajouter une notion de priorité dans chacune des listes.
NOUVEAU
Nouvelle liste de Créneaux proposés
Pour assurer un suivi efficace, une liste Créneaux proposés est ajoutée dans Gestion des listes. On pourra ainsi les trier et donner des priorités.
IMPORTANT
Nettoyage automatique des entrées Sur liste d’attente
En prenant un RDV pour un Contact qui est présent Sur liste d’attente, une indication en Rouge apparaît à droite dans la fenêtre de prise de RDV.
Dans tous les cas, en confirmant le RDV, l’entrée au nom de ce Contact sera automatiquement retirée de la liste.
A SAVOIR
Priorités dans la Gestion des Listes
Des badges de couleurs ont été ajoutés dans chacune des listes présentes dans Gestion des Listes. Pour chaque entrée, on peut désormais sélectionner : Sans priorité, Basse, Moyenne, Haute. Un tri sur la colonne priorité permet d’ordonner les entrées.
Vidéo : Gestion des listes – les tris, nouvelle liste Créneaux proposés et priorités
LIEN INDISPENSABLE !
– Gestion des listes – Fonctionnement et priorités.
Autres améliorations
Cette version nous a permis d’apporter plusieurs améliorations qui devraient clarifier et faciliter le travail des intervenants sur un agenda.
IMPORTANT
Alerte en cliquant sur la poubelle rouge
Depuis la précédente mise à jour, les annulations de RDV par un contact se fait en changeant le statut du RDV. Afin d’éviter les erreurs de manipulation, un message d’alerte apparaît maintenant lorsqu’on clique sur la poubelle rouge, offrant 3 options : annulé par le contact, annulé par le praticien ou supprimé de l’agenda. Seule la dernière option est irréversible.
À SAVOIR
Séparation des accès à « Mon Compte » et à « Administration »
– Mon Compte : icone en forme de personnage en haut à droite de l’agenda : le sous-menu est variable en fonction de l’utilisateur et de ses droits => permet de gérer ses coordonnées et d’autres paramètres rattachés à son propre agenda.
– Administration : icone d’un rouage juste à droite du personnage apparaît uniquement lorsque l’utilisateur bénéficie de droits en tant qu’administrateur => permet de gérer l’ensemble du compte et des agendas.
À SAVOIR
Coche Traité désormais visible dans la Messagerie par tous les destinataires
Lorsqu’un Message interne est envoyé à plusieurs destinataires, un des destinataires peut passer le Message en traité, cette coche sera bien visible par les autres destinataires qui pourront s’occuper d’autres messages non traités.
LIEN UTILE !
– Application Mobile – Actions possibles, différentes ou non proposées