Cas d’usage : dans quel cas peut-on être amené à enregistrer un Créneau proposé pour un contact ?
- Vous souhaitez réserver immédiatement un créneau horaire dans l’agenda pour un contact (afin de vous assurer qu’il ne sera pas pris par quelqu’un d’autre),
- Mais vous n’avez pas encore eu le contact de vive voix pour lui parler de cette possibilité de créneau horaire (message laissé sur répondeur),
- En fonction de sa réponse, vous pourrez soit convertir le créneau proposé en RDV, soit supprimer le créneau proposé si cela ne lui convient pas. Le créneau s’annulera automatiquement si vous avez paramétré un délai d’expiration.
Poser un Créneau proposé – réserver un créneau à un Contact qui devra donner son accord
- Le point d’entrée est soit une recherche de disponibilités dans la colonne de gauche, soit un clic dans la grille de l’agenda (si c’est ainsi que vous utilisez l’agenda),
- La fenêtre de prise de RDV s’ouvre avec ou sans motif déjà enregistré par défaut,
- Sélectionnez le contact ou créez-le,
- Cochez « Enregistrer comme Créneau proposé »,
- Le Créneau proposé est dans un encadré orange,
Option : cliquez sur le lien juste en dessous pour « Ajouter une date d’expiration ». Une date calculée automatiquement est affichée à droite du lien ; si la date et l’heure d’expiration ne vous conviennent pas, modifiez en cliquant sur la date et/ou l’heure, - Cliquez sur le bouton « Enregistrer«
- Le créneau proposé est posé dans la grille de l’agenda : il a l’apparence d’un RDV, mais il possède un icone sablier rouge qui clignote en haut à droite.
- Cliquez sur le Créneau proposé puis dans le résumé du RDV sur l’icone à droite de Suivi de la proposition inscrit en orange,
- Indiquez l’action que vous avez menée pour essayer de joindre le Contact => le texte sera signé et horodaté. En savoir plus sur le suivi de proposition
À SAVOIR
Différent du statut Attente de confirmation
Le créneau proposé n’est pas à confondre avec le statut Attente de confirmation : en effet ce statut se met sur un RDV déjà enregistré, il indique qu’un rappel de RDV a été envoyé et que le secrétariat attend la confirmation que le contact viendra bien à son RDV.
NOUVEAU
Choix d’un délai d’expiration
Cette option essentielle permet de se libérer d’une charge mentale supplémentaire : si le contact ne rappelle pas, le créneau proposé s’annule automatiquement dès que le délai d’expiration est dépassé. Ainsi, le secrétariat n’a pas à penser à libérer le créneau, le praticien est satisfait parce que le créneau peut être utilisé pour un autre contact.
Le calcul de la date et de l’heure d’expiration se fait automatiquement en fonction du délai qui reste pour joindre le contact. Mais vous pouvez également ajuster la date et/ou l’heure à votre guise.
IMPORTANT
Aucune notifications sur un Créneau Proposé
Un Créneau proposé n’est pas un RDV. C’est pourquoi, les notifications au contact sont bloquées tant que le secrétariat/praticien ne l’aura pas converti en véritable RDV. Donc, pas de confirmation de RDV par e-mail pour un Créneau proposé, ni envoi de rappels par SMS ou par e-mail.
Vidéo : le secrétariat a reçu l’accord du praticien pour proposer à un Contact un créneau proche, il s’empresse de réserver le créneau. Au moment d’appeler le Contact, il tombe sur répondeur => C’est l’occasion de poser un Créneau proposé en activant un délai d’expiration de la proposition.
LIEN INDISPENSABLE !
Gérer un Créneau proposé – assurer un suivi / le convertir en RDV