Cette méthode est réservée aux personnes habilités et/ou dans des cas particuliers pour des exceptions autorisées par le Responsable de traitement
Elle induit de forts risques d’erreurs, si la prise de RDV et les consignes ne sont pas parfaitement maîtrisées.
Elle est utilisée systématiquement en dehors de créneaux prévus et si vous êtes autorisé(e) à positionner des rendez-vous « hors créneaux ». La méthode est particulièrement utile pour positionner des rendez-vous en double sur un créneau déjà utilisé.
ATTENTION !
Réservé à des personnes habilitées
Cette méthode de prise de RDV doit être utilisée uniquement pour des cas très spécifiques : en dehors des ouvertures, en doublon, pour des exceptions, pour bloquer des créneaux. En effet, aucun contrôle n’est possible sur le motif autorisé, les quotas, des règles de disponibilités, etc. Seules des personnes habilitées par le Responsable de Traitement, ou ce dernier, devraient les utiliser de temps en temps.
Prendre RDV en cliquant directement dans la grille de l’agenda
- Cliquez directement dans la grille de l’agenda sur un horaire disponible, une zone sans ouverture ou à droite d’un RDV déjà existant,
- Si la zone est grisée ou si c’est un RDV en double, un avertissement apparaît, on peut cliquer sur « continuer » en connaissance de cause pour poursuivre,
- La fenêtre de RDV s’ouvre par défaut sur l’onglet « prendre un RDV »,
- Sélectionnez le motif parmi ceux proposés dans la liste déroulante,
- La durée, la couleur, le libellé et les caractéristiques s’appliquent aussitôt, une consigne peut également apparaître en rouge en bas à droite,
- Si nécessaire, ajustez la durée, le libellé et les caractéristiques,
- Tapez les premières lettre du nom ou numéro de téléphone si contact a déjà pris RDV, sélectionnez le contact,
- Pour un nouveau contact, cliquez sur « nouveau » à droite de « Contact », et remplissez les champs utiles, « Enregistrez »,
*** ATTENTION : le contact est obligatoire *** - Cliquez sur le bouton bleu « Enregistrer« ,
- Le RDV est posé dans l’agenda, un résumé à gauche ou à droite vous permet de vérifier que le RDV est conforme.
IMPORTANT
Avantages et Inconvénients de la méthode
+ Permet de prendre un RDV en dehors des ouvertures ou en doublon d’un créneaux déjà pris => suppose l’accord du Responsable de traitement,
– Risque d’erreurs maximal : aucun contrôle sur les autorisations de RDV, ni sur les quotas acceptés,
– Pas du tout adapté pour une prise de RDV classique : cette méthode doit rester exceptionnelle, même pour les personnes habilitées.
NOUVEAU
Informations essentielles plus visibles
Après avoir sélectionné un contact déjà existant, des informations précieuses s’affichent sur la droite en dessous du résumé de la fiche contact :
– le contact n’est peut-être pas autorisé par le Responsable de Traitement à prendre RDV (commentaire de la fiche contact).
– le contact a peut-être déjà un RDV de positionné,
– un créneau proposé est peut-être déjà prévu,
– un report de RDV est peut-être déjà en cours pour ce contact.
Tous ces éléments peuvent influer sur la prise de RDV, voir aboutir à ce que vous deviez renoncer à poser le RDV pour le contact.
Vidéo : prise de prise de RDV en dehors des ouvertures du praticien. Cas concret : sur une journée déjà complète, le praticien autorise le secrétariat à prendre un RDV en dehors des ouverture pour un contact.
LIENS UTILES
Quelle option choisir pour Prendre un RDV ?
Prendre un RDV rapidement – en commençant par le contact
Prendre un RDV rapidement – en commençant par la recherche de disponibilités
Poser un créneau proposé pour réserver un créneau pour un contact
Gérer les RDV – Modifier, Déplacer, Copier, Copier + , Supprimer