Une fois qu’un Créneau proposé est posé dans l’agenda, que devient-il ?
- Il convient d’assurer un suivi de cette proposition. C’est d’autant plus important s’il y a de multiples intervenants. C’est pourquoi, nous avons prévu un suivi horodaté des différentes actions menées pour joindre le contact. Ce suivi pourra se faire dans la grille de l’agenda, mais aussi à partir d’une nouvelle liste Créneaux proposés.
- Lorsque le contact donne son accord sur le créneau proposé, on va pouvoir convertir le Créneau proposé en véritable RDV en 2 clics. On verra aussi les différents cas de suppression automatique ou non du créneau proposé.
Découvrez les sujets abordés dans cette page :
- Assurer un suivi fin sur les Créneaux proposés,
- Convertir un Créneau proposé en RDV,
- Que devient un Créneau proposé si la proposition ne convient pas ?
- Les événements concernant les Créneaux proposés dans le temps réel
Assurer un suivi fin sur les Créneaux proposés
- Cliquez sur le Créneau proposé en question pour en afficher le détail / on peut aussi partir de la liste des créneaux proposés et cliquer sur « Voir dans l’agenda »,
- Cliquez sur l’icone à droite de Suivi de la proposition (en orange),
- Une fenêtre invite à renseigner une information concernant l’action que vous venez de faire pour essayer de joindre le Contact (exemple : message boîte vocale…)
- Cliquez sur Confirmer,
- Un suivi horodaté et nominatif s’affiche devant le texte que vous venez de taper dans le suivi de la proposition.
Si vous faites plusieurs actions celles-ci restent consignées à la suite les unes des autres…
NOUVEAU
Suivi à partir de la liste Créneaux proposés
Dans Gestion des listes, une nouvelle liste fait son apparition : Créneaux proposés. Ainsi, on peut ordonner et prioriser les événements de la liste et partir d’un événement de cette liste pour noter un suivi ou le convertir en RDV.
IMPORTANT
Suivi de la proposition
Lorsqu’une action a été menée concernant un Créneau proposé, il suffit d’indiquer l’action en quelques mots : il est inutile de préciser qui a fait l’action, ni quel jour et à quelle heure, c’est le système qui va le faire systématiquement dès que vous aurez cliqué sur le bouton Confirmer. Ainsi chacun saura qui a fait quoi, quel jour et à quelle heure précise à propos de chaque Créneau proposé.
Vidéo : Suivi des actions menées au sujet d’un Créneau proposé : le secrétariat appelle le Contact pour lui faire part du Créneau proposé. Il tombe sur un répondeur et laisse un message pour être rappelé dès que possible…
Convertir un Créneau proposé en RDV
- Cliquez sur le Créneau proposé pour en afficher le détail / on peut aussi partir de la liste des créneaux proposés et cliquer sur « Voir dans l’agenda »,
- Cliquez sur le bouton bleu « Convertir en RDV« ,
- Une fenêtre de conversion de RDV s’ouvre avec l’ensemble des informations du créneau proposé et des actions menées
- Cliquez en bas à droite sur « Convertir en RDV«
- Le RDV s’affiche dans l’agenda, le statut sablier rouge clignotant a disparu.
TRES IMPORTANT
Convertir en RDV ou déplacer un RDV déjà enregistré ?
Au moment de convertir un Créneau proposé, si des RDV à venir sont déjà programmés pour ce Contact, une fenêtre va proposer :
– soit de confirmer la conversion en cours,
– soit de déplacer un RDV à venir déjà programmé.
On retrouve dans ces RDV à venir : des RDV classiques inscrits dans l’agenda, mais aussi des RDV à avancer et des RDV à reporter.
Vidéo : Conversion d’un créneau proposé en RDV : le secrétariat/praticien a réussi à joindre le Contact, ce dernier accepte le créneau proposé, le secrétariat/praticien va le convertir en RDV
Que devient un créneau proposé si la proposition ne convient pas ou si pas de nouvelles du contact ?
Voici les différents cas de figure :
- Le contact a rappelé, mais le créneau ne lui convient pas => soit vous déplacez le créneau à un autre horaire puis vous enregistrez, soit vous le supprimez (poubelle rouge)
- Sans nouvelles du contact avec un délai d’expiration paramétré => le créneau proposé est supprimé automatiquement passé le délai, le créneau redevient disponible pour un autre Contact ou pour tout à fait autre chose,
- Sans nouvelles du contact et sans délai d’expiration choisi => le Créneau proposé reste présent dans l’agenda, empêchant d’autres contacts de prendre RDV. Le praticien se retrouve avec un trou dans son planning… A moins que le secrétariat pense à le supprimer.
Les événements concernant les Créneaux proposés dans le Temps réel
On peut retrouver dans le Temps réel tous les événements rattachés aux Créneaux proposés à condition d’avoir coché dans « Filtrer les résultats » les événements à afficher :
- Pose d’un Créneau Proposé => sous l’intitulé : création de créneau proposé,
- Modification sur un Créneau proposé (action de suivi, délai d’expiration, etc.) => sous l’intitulé : modification de Créneau proposé,
- Conversion d’un Créneau Proposé en RDV => sous l’intitulé : conversion en RDV,
- Suppression d’un Créneau proposé par un utilisateur => sous l’intitulé : suppression de Créneau proposé
- Suppression automatique du Créneau proposé au delà du délai d’expiration => sous l’intitulé : suppression de Créneau proposé – Motif : Expiration automatique
LIENS UTILES
Poser un Créneau proposé – pour réserver un créneau à un Contact devra donner son accord
Gestion des listes – centraliser ce qui a été fait et ce qui reste à faire sur les RDV et les créneaux proposés