La Gestion des listes est une interface vous permettant de gérer 4 listes très différentes. Il est possible de suivre systématiquement des événements en cours concernant des RDV et des contact ; RDV à avancer, RDV à reporter, créneaux proposés ou encore contacts en liste d’attente. L’utilisation de cette interface centralise tout ce qui a été fait et tout ce qu’il reste à faire avec un notion de priorités ; c’est la raison pour laquelle nous vous invitons vivement à l’appréhender et à l’utiliser.
Notez que les événements passés depuis longtemps sont désormais retirés automatiquement des listes pour ne faire apparaître à l’écran que les entrées récentes et pertinentes.
Découvrez les sujets abordés dans cette page :
- Présentation générale – Actions depuis la Gestion des listes,
- Liste des RDV à avancer – Statut coché au moment de la prise de RDV,
- Liste des RDV à reporter – Suite à une absence ou changement de statut d’un RDV,
- Liste des Créneaux proposés – Pour réserver un créneau à un contact,
- Sur liste d’attente – Liste de contacts sans RDV
Présentation générale – Actions depuis la gestion des listes
4 onglets s’affichent désormais dans la fenêtre de Gestion des listes (en haut à droite) : RDV à avancer, Rdv à reporter, Créneaux proposés et Sur liste d’attente. Les 3 premiers sont liés à un RDV ou à un créneau déjà posé dans l’agenda. Le 4ème onglet affiche une liste de contacts (sans RDV) avec des demandes particulières. Avant de détailler chaque liste, voici les actions possibles depuis une des listes :
Trier les résultats selon les critères qui vous semblent les plus pertinents
- Cliquez sur l’icône « Gestion des Listes » en haut à droite depuis l’agenda,
- Cliquez sur un des 4 onglets,
- Cliquez dans l’intitulé d’une colonne pour faire un premier tri,
- Cliquer une seconde fois pour inverser le tri précédent.
À SAVOIR
Nettoyage automatique des événements passés
Les événements passés depuis longtemps sont désormais retirés automatiquement des listes pour ne faire apparaître à l’écran que les entrées pertinentes.
Afficher, renseigner et modifier le détail de chaque entrée dans la liste
- En cliquant sur un Nom qui correspond à une entrée de liste : vous pouvez renseignez / modifiez les éléments dans le résumé qui s’affiche => détail de la fiche contact, information importante ou un suivi de proposition selon la liste,
- En cliquant ensuite sur le lien Editer des préférences de RDV quand cela est proposé => choisissez selon les critères proposés,
- Vous pouvez directement reporter ou convertir en RDV ou poser un RDV selon la liste,
- Vous pouvez également préférer la vue agenda pour agir et cliquer sur Voir dans l’agenda,
- Pour supprimer ou retirer de la liste, il suffit de cocher devant une ou plusieurs entrées et cliquer sur la poubelle rouge.
A SAVOIR
Les préférences de RDV
Elles sont paramétrables sur 3 des 4 listes et conditionnent les résultats de disponibilités sur un contact sur une liste selon 3 critères :
– à partir du (date) et avant le (date) pour définir la période,
– horaire mini et horaire maxi pour définir les horaires les plus favorables,
– les jours souhaités pour définir les jours favorables.
Ajouter des priorités dans chacune des listes pour ordonner les actions à prévoir
- Cliquez sur l’icône « Gestion des Listes » en haut à droite depuis l’agenda,
- Cliquez sur un des 4 onglets,
- Cliquez sur « Sans priorité » dans la colonne de droite dans la liste,
- Sélectionnez la priorité parmi : Basse, Moyenne, Haute
NOUVEAU
Des priorités dans chacune des listes
La priorité s’affiche en fonds de couleur afin d’attirer l’attention : Haute, Moyenne, Basse. On peut ordonner les entrées d’une liste en fonction des priorités.
Vidéo : aperçu des actions communes réalisables depuis la Gestion des listes
Liste des RDV à avancer – Statut coché au moment de la prise de RDV
Le statut A avancer est indiqué le plus souvent lors de la prise d’un RDV, mais il est possible de l’ajouter : dans la grille de l’agenda, dans le détail d’un RDV ou bien encore dans la fenêtre de confirmation de RDV. Ce statut indique que, bien qu’un RDV soit déjà posé pour un Contact, ce dernier souhaite qu’on lui propose un RDV plus tôt s’il y avait un désistement. En choisissant le statut À avancer, le rendez-vous affiche un statut représenté par des chevrons bleus orientés vers la gauche. Chaque fois que ce statut est choisi, la liste RDV à avancer se met automatiquement à jour avec une entrée supplémentaire : 1er Onglet à gauche dans Gestion des listes.
Avancer un RDV depuis la liste A avancer
- Cliquez sur l’icone Gestion des Listes en haut à droite depuis l’agenda,
- Cliquez sur l’onglet RDV à avancer en haut d’écran,
- Si une créneau répond aux critères renseignés pour ce contact, une pastille jaune avec un « v » à l’intérieur, l’indique devant le Nom du contact,
- Cliquez sur le nom d’un Contact affiché dans la liste,
- Des Informations utiles sur le Contact et sur le motif de RDV s’affichent en dessous du nom : consigne du motif, , résumé de la fiche contact, RDV à venir,
- Pour vous aider à la décision, une info de report est consultable ou peut être renseignée ainsi que des préférences de RDV,
- Cliquez sur une proposition de date et d’horaire dans la partie droite de le fenêtre,
- Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur le bouton Confirmer,
- Le RDV est avancé, une notification sur fonds vert l’indique quelques secondes.
IMPORTANT
Pastille jaune à côté de l’icone Gestion des listes
S’il n’y a pas d’autres urgences en cours (RDV à reporter), à chaque fois qu’un créneau va se libérer et s’il correspond aux préférences de RDV d’un contact sur une la liste « A avancer », une pastille jaune avec un « V » s’affichera au dessus de l’icône de Gestion des Listes, afin de vous inviter à consulter les listes…
Vidéo : une proposition de RDV avancé gérée directement depuis la liste A avancer.
Liste des RDV à reporter – suite à une absence ou changement de statut d’un RDV
La liste intitulée RDV à reporter est alimentée automatiquement à la suite de 3 actions possibles :
– lorsqu’on souhaite Poser une absence (si on ne choisit l’option « honorer les RDV déjà présents »)
– lorsqu’on choisit le statut A reporter à prévenir pour un rendez-vous
– lorsqu’on modifie / supprime une Ouverture sur laquelle se trouvaient des RDV (si on ne choisit pas l’option honorer les RDV déjà présents)
Reporter un RDV depuis la liste « A reporter »
- S’il existe au moins un RDV à reporter dans la gestion des listes, une pastille rouge s’affiche en haut à droite de l’icône de gestion des listes avec le nombre de RDV à reporter,
- Cliquez sur l’icône Gestion des Listes en haut à droite depuis l’agenda,
- Vous êtes par défaut sur l’onglet RDV à reporter,
- Si une créneau répond aux critères renseignés pour ce contact, une pastille jaune avec un « v » à l’intérieur, l’indique devant le Nom du contact,
- Cliquez sur le nom d’un Contact affiché dans la liste,
- Des informations utiles sur le Contact et sur le motif de RDV s’affichent en dessous du nom : consigne du motif, autres RDV futures, résumé de la fiche contact,
- Pour vous aider à la décision, une info de report est consultable ou peut être renseignée ainsi que des préférences de RDV,
- Cliquez sur une proposition de date et d’horaire dans la partie droite de le fenêtre,
- Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur le bouton Confirmer,
- Le RDV est reporté, une notification verte vous l’indique quelques secondes.
A SAVOIR
Changement de statut depuis la liste A reporter
Il est possible de modifier le statut en A reporter prévenu est possible depuis une entrée dans l’onglet RDV à reporter.Ce changement de statut se fait automatiquement lorsque vous avez choisi de prévenir le Contact par SMS (et si le SMS est bien reçu).
Vidéo : Report d’un RDV pour un Contact directement depuis la liste A reporter
LIENS UTILES
Poser une absence
Organiser plus finement son agenda avec les Ouvertures
Liste des Créneaux proposés – Pour réserver un créneau à un contact
Cette liste est alimentée à chaque fois qu’un créneau proposé est posé dans l’agenda pour un contact. Elle se vide à chaque fois qu’un créneau proposé est converti en RDV ou lorsqu’il est supprimé.
Convertir un Créneau proposé depuis la liste Créneaux proposés
- Cliquez sur l’icône Gestion des Listes en haut à droite depuis l’agenda,
- Cliquez sur l’onglet Créneaux proposés,
- Cliquez sur le nom d’un Contact affiché dans la liste,
- Si une créneau répond aux critères renseignés pour ce contact, une pastille jaune avec un « v » à l’intérieur, l’indique devant le Nom du contact,
- Cliquez sur le nom d’un Contact affiché dans la liste,
- Des informations utiles sur le Contact et sur le motif de RDV s’affichent en dessous du nom : résumé de la fiche contact, suivi de la proposition,
- Cliquez sur le bouton bleu Convertir,
- Cliquez sur Confirmer dans la fenêtre de confirmation ou choisissez un déplacement de RDV si cela est affiché.
A SAVOIR
Suivi de la proposition
Lorsqu’une action a été menée concernant un Créneau proposé, il suffit d’indiquer l’action en quelques mots : il est inutile de préciser qui a fait l’action, ni quel jour et à quelle heure, c’est le système qui va le faire systématiquement dès que vous aurez cliqué sur le bouton Confirmer. Ainsi chacun saura qui a fait quoi, quel jour et à quelle heure précise à propos de chaque Créneau proposé.
TRES IMPORTANT
Convertir en RDV ou déplacer un RDV déjà enregistré ?
Au moment de convertir un Créneau proposé, si des RDV à venir sont déjà programmés pour ce Contact, une fenêtre va proposer :
– soit de confirmer la conversion en cours,
– soit de déplacer un RDV à venir déjà programmé.
On retrouve dans ces RDV à venir : des RDV classiques inscrits dans l’agenda, mais aussi des RDV à avancer et des RDV à reporter.
Vidéo : Conversion d’un Créneau proposé en RDV directement depuis la liste Créneaux proposés.
LIENS UTILES
Poser un Créneau proposé – Réserver un créneau à un Contact qui devra donner son accord
Gérer un Créneau proposé – Assurer un suivi / le convertir en RDV
Sur Liste d’attente – Liste de contacts sans RDV
Cette liste existe pour des Contacts qui ont une demande particulière et ne souhaitent pas d’autre RDV que celui qui est recherché et décrit dans les préférences de RDV et/ou dans Infos sur le contact en attente de RDV.
Poser un RDV depuis la liste d’attente
- S’il existe une possibilité de RDV en phase avec les préférences de RDV renseignées d’un contact, une pastille jaune avec un « v » s’affiche en haut à droite de l’icône Gestion des Listes (sauf si la pastille rouge RDV à reporter la remplace prioritairement),
- Cliquez sur l’icône Gestion des Listes en haut à droite depuis l’agenda,
- Cliquez sur l’onglet complètement à droite En liste d’attente,
- Si une créneau répond aux critères renseignés pour ce contact, une pastille jaune avec un « v » à l’intérieur, l’indique devant le Nom du contact,
- Cliquez sur le nom d’un Contact affiché dans la liste,
- Des informations utiles sur le Contact et sur le motif de RDV s’affichent en dessous du nom : résumé de la fiche contact,
- Pour vous aider à la décision, Infos sur le contact en attente de RDV est consultable ou peut être renseignée ainsi que des préférences de RDV (cf plus haut),
- Cliquez sur une proposition de date et d’horaire dans la partie droite de le fenêtre,
- Dans la fenêtre de confirmation, cliquez sur le bouton Confirmer,
- Le RDV est reporté, une notification sur fonds vert vous l’indique quelques secondes
IMPORTANT
Nettoyage automatique des entrées Sur liste d’attente
En prenant un RDV pour un Contact qui est présent Sur liste d’attente, une indication en Rouge apparaît à droite dans la fenêtre de prise de RDV.
Dans tous les cas, en confirmant le RDV, l’entrée au nom de ce Contact sera automatiquement retirée de la liste.
A SAVOIR
Pastille jaune au niveau de l’icone Gestion des listes
Dès qu’un patient se désiste dans l’agenda et si le créneau libéré correspond aux Préférences de RDV d’un contact En liste d’attente, une pastille jaune avec un « V » l’indiquera. Vous pourrez alors attribuer ce créneau au contact et poser un RDV.
Vidéo : poser un RDV pour un contact présente Sur liste d’attente