Après avoir fait une première programmation de l’Agenda à l’aide de l’assistant de configuration, il est possible d’affiner l’organisation de vos journées afin que le système vous guide d’avantage sur des plages horaires dédiées dans le but de toujours vous faire gagner du temps pour toute prise de rendez-vous.
Découvrez les sujets abordés sur cette page :
- Organiser son agenda en passant en mode « Ouvertures »,
- Ajouter / paramétrer un type d’ouverture,
- Affiner l’organisation de vos journées,
- Recopier une journée type.
Vocabulaire :
- Une Ouverture : permet d’ouvrir dans ma journée, des plages horaires sur lesquelles je vais pouvoir proposer un ou plusieurs motifs de rendez-vous.
- Un Motif de RDV : il s’agit d’un modèle de rendez-vous que je définis grâce à plusieurs composantes : Intitulé, Libellé, Durée de rendez-vous, Couleur, Type de RDV, etc.
- Type d’Ouverture : il s’agit d’un modèle d’Ouverture, associé à un ou plusieurs motifs de RDV. Il pourra être utilisé pour organiser finement les journées dans l’agenda.
Organiser son agenda en passant en mode « Ouvertures »
Lorsqu’on souhaite intervenir sur l’organisation hebdomadaire de l’agenda, il faut cliquer sur « Ouvertures » et on passe sur un mode planification de votre semaine.
- Cliquez sur le stylo en haut à gauche d’une ouverture / sélectionnez « modifier »
Ajouter / paramétrer un type d’ouverture
Si on a suivi l’assistant de première configuration, le système aura créé un type d’ouverture bleue nommée « Ouvertures de l’agenda ». On peut maintenant créer d’autres types d’ouvertures dédiés à d’autres motifs de rendez-vous.
- Une fenêtre s’ouvre au centre, il convient de nommer ce type d’ouverture, lui attribuer une couleur et y associer un ou plusieurs motifs de rdv,
- Il est possible à ce stade soit de modifier un Motif existant (stylo à droite des motifs), soit d’ajouter un motif (lien bleu « cliquer ici pour créer un motif de rdv ») pour l’associer directement au Type d’Ouverture qu’on est en train de créer,
- Cliquez sur « Confirmer »
Affiner l’organisation de vos journées
- Cliquez sur le stylo en haut à gauche d’une ouverture / sélectionnez « modifier »
- Ajustez les horaires et sélectionnez le type d’Ouverture souhaité avant de confirmer,
- Terminez de modifier l’organisation de votre journée avant d’appliquer,
- Il est important d’appliquer votre journée avant de passer à une autre journée : encadré en haut au centre
- Appliquez sur une seule journée ou appliquer par défaut sur 5 ans.
Recopier une journée type
Il n’est pas rare que certaines de vos journées se ressemblent : dans ce cas il est possible de rechercher une journée de référence à recopier et à appliquer sur un autre jour de la semaine.
- Cliquez sur les 3 points verticaux à droit de la nouvelle journée à programmer, sélectionner recopier une journée,
- Sélectionnez le jour de référence dans le calendrier : dans notre exemple nous programmons le mardi 10 mais et nous souhaitons recopier la journée du 9 mai,
- Pensez à bien appliquer cette programmation sur la durée souhaitée.
