Il existe 3 méthodes de prise de rendez-vous dans votre agenda.
Découvrez les sujets abordés dans cette page :
- Méthode 1 : prise de RDV en commençant par le contact,
- Méthode 2 : prise de RDV par la recherche de disponibilités,
- Méthode 3 : prise de RDV en cliquant dans la grille de l’agenda.
Méthode 1 : prise de RDV en commençant par le contact (recommandée)
La méthode est particulièrement rapide et efficace. Elle permet d’identifier rapidement la personne qui prend rendez-vous, avant de lui proposer un créneau horaire ou prendre un message (particulièrement utile quand des personnes sont « blacklistés »…)
- Dans la colonne de gauche, tapez les premières lettres du NOM ou le numéro de téléphone dans « Rechercher un contact »,
- Sélectionnez le contact souhaité dans la liste déroulante (si la personne n’est pas dans les contacts, cliquez sur le + à droite de « rechercher un contact et créez un nouveau contact),
- Toujours dans cette colonne de gauche, en dessous, cliquez sur le motif souhaité,
- cliquez sur un horaire disponible qui s’affiche en dessous du motif ou cliquez dans l’agenda sur un rendez-vous possible qui s’affiche avec la couleur du motif souhaité,
- Cliquez sur « Confirmer » dans la fenêtre de Confirmation du rendez-vous après avoir coché un type de rdv ou ajouté un commentaire,
Votre rendez-vous est positionné dans votre agenda à l’horaire souhaité avec les caractéristiques du motif choisi.
=> Cette méthode a l’avantage de vous afficher un résumé de la fiche contact avant d’aller plus loin dans la prise de rendez-vous. Si le contact n’est pas autorisé à prendre rendez-vous, vous le visualisez à temps avant de lui proposer un créneau de rendez-vous. <Tuto Gérer les contacts>.
Méthode 2 : prise de RDV par la recherche de disponibilités
La méthode est un peu moins rapide, mais tout aussi efficace. Elle ne permet pas de détecter immédiatement un contact qui n’est pas autorisé à prendre rdv. En revanche, vous visualisez le détail complet du rendez-vous. Cela dépend de vos habitudes de prises d’appels.
- Dans la colonne de gauche, cliquez directement sur le motif souhaité,
- Cliquez sur un horaire disponible qui s’affiche en dessous du motif ou cliquez dans l’agenda sur un rendez-vous possible qui s’affiche avec la couleur du motif souhaité,
- Dans ce cas, l’étape intermédiaire est une fiche contact à remplir : tapez les premières lettres ou le numéro de téléphone dans le champ « Contact »,
- Sélectionnez le contact souhaité dans la liste déroulante,
- Enregistrez.
Votre rendez-vous est positionné dans votre agenda à l’horaire souhaité avec les caractéristiques du motif choisi.
Méthode 3 : prise de RDV en cliquant dans la grille de l’agenda (doit être exceptionnelle)
Cette méthode n’est pas conseillée pour la plupart de vos rendez-vous : pas d’optimisations de créneaux, risques d’erreurs importants, pas d’information sur les contacts. Elle devrait être utilisée uniquement en dehors de créneaux prévus et si vous êtes autorisé à positionner des rendez-vous « hors créneaux ». La méthode est également utile pour positionner des rendez-vous en double sur un créneau déjà utilisé.
- Cette fois, positionnez-vous directement dans l’agenda sur le jour et l’horaire souhaité,
- Cliquez sur le la zone bleue avec un « + »,
- En haut à droite de cette fenêtre de prise de rendez-vous, il faut sélectionner un motif à appliquer dans un menu déroulant,
- Tapez les premières lettres ou le numéro de téléphone dans le champ « Contact »,
- Sélectionnez le contact souhaité dans la liste déroulante,
- Enregistrez.
=> Si vous êtes en dehors des ouvertures ou en double sur un créneau, une fenêtre vous avertira, Vous pouvez confirmer néanmoins si votre rôle dans l’agenda vous le permet.
Cette vidéo montre une recherche de rendez-vous optimisée (attention, la version de l’agenda n’est pas tout à fait identique à celle que vous utilisez aujourd’hui)
NB : Si lorsque vous faites une recherche de disponibilités sur un motif de rendez-vous, vous n’avez aucune proposition de rendez-vous, c’est soit :
- parce que le motif n’est pas associé à une Ouverture (plage horaire),
- parce que l’agenda ne comporte pas l’ouverture associé au motif de rendez-vous.
Dans les 2 cas, ce tuto pourra vous aider : https://aide.agenda-en-ligne.com/2021/05/24/03-tuto-gerer-plus-finement-les-motifs-de-rdv-et-les-ouvertures/