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34 – Tuto – Ajouter un Utilisateur collaborateur (avec agenda), ou assistant / secrétaire (sans agenda) (V3.5)

A partir d’un compte client avec un agenda, on peut ajouter un Utilisateur :

  1. Avec Agenda : ce sera un Collaborateur ou une collaboratrice qui aura son propre agenda. Vous pourrez passer aisément d’un agenda à l’autre en haut au centre de l’agenda par un menu déroulant,
  2. Sans Agenda : qui aura un rôle d’Assistant ou de Secrétaire intervenant sur le ou les agendas du compte client.

Attention, il faut disposer de Droits Administrateurs pour ajouter des Utilisateurs.
Si ce n’est pas le cas, adressez-vous au référent du compte ou à votre Télésecrétariat


1/ Ajouter un collaborateur ou une collaboratrice ayant son propre agenda

  • Cliquez sur Admin (bonhomme en haut à droite) > Sélectionnez Utilisateurs dans le menu déroulant,
  • Cliquez au centre sur « Créer un Nouvel Utilisateur »,
  • Répondez OUI à « Cet utilisateur possède un Agenda »,
  • Un cadre s’ajoute à la liste des renseignements à fournir :
    – Nom du Responsable de traitement (le référent du compte ou le principal utilisateur de l’agenda),
    – Choix de l’Offre de Service : n’hésitez pas à interroger nos services en cas de doute, nous vous aiderons à choisir l’offre adaptée à vos besoins. <Contactez notre Support>,
    – Durée d’un rendez-vous : par défaut 15 min, ce n’est pas utile de la modifier,
    – Horaires de la journée : Ajustez les horaires en dépassant d’un quart d’heure au moins avant et après les derniers rendez-vous possible dans votre agenda. L’heure de séparation est surtout utile en vue « Jour », essayez de répartir équitablement la matinée et l’après-midi,
  • Déterminez si l’Utilisateur aura ou non des Droits Administrateurs,
  • Renseignez Obligatoirement un Email qui n’est pas déjà Utilisé dans notre base de clients. Si l’Email est bloqué et que vous ne l’utilisez plus sur un autre compte, vous pouvez nous demander de le débloquer <Contactez notre Support>. Sinon choisissez un autre Email : même un Email personnel puisqu’il ne sert qu’à se connecter,
  • Renseignez le Numéro de Téléphone Mobile si vous pensez avoir besoin de copies de messages par SMS,
  • Renseignez le pays si vous n’êtes pas en France métropolitaine, surtout s’il existe un décalage horaire avec la France,
  • Les autres champs sont facultatifs.

    Note : l’ajout d’un Utilisateur avec agenda génère généralement un coût supplémentaire lié à l’agenda ainsi créé et aux services choisis pour cet agenda. En cas de création d’un nouveau lieu d’exercice sans ajout de personnel, veuillez contacter nos Services <Contactez notre Support>.

2/ Ajouter un Assistant sans agenda ou secrétaire qui travaillera sur un ou plusieurs agendas existants

  • Cliquez sur Admin (bonhomme en haut à droite) > Sélectionnez Utilisateurs dans le menu déroulant,
  • Cliquez au centre sur « Créer un Nouvel Utilisateur »,
  • Répondez NON à « Cet utilisateur possède un Agenda »,
  • Déterminez si l’Utilisateur aura ou non des Droits Administrateurs,
  • Renseignez Obligatoirement un Email qui n’est pas déjà Utilisé dans notre base de clients. Si l’Email est bloqué et que vous ne l’utilisez plus sur un autre compte, vous pouvez nous demander de le débloquer <Contactez notre Support>. Sinon choisissez un autre Email : même un Email personnel puisqu’il ne sert qu’à se connecter,
  • Renseignez le Numéro de Téléphone Mobile si vous pensez avoir besoin de copies de messages par SMS,
  • Renseignez le pays si vous n’êtes pas en France métropolitaine, surtout s’il existe un décalage horaire avec la France,
  • Les autres champs sont facultatifs.

IMPORTANT : surtout ne pas partager des identifiants entre plusieurs utilisateurs. Chacun doit se connecter selon son rôle avec ses propres identifiants. Sinon :

  1. Vous risquez des doubles rendez-vous sur un même créneau (notre système ne pourra pas détecter que 2 personnes sont sur un même créneau si elles sont connectées sur le même profil)
  2. Il ne sera pas possible de savoir qui a fait quoi à l’aide du Temps Réel…