Cette façon de prendre un RDV est souvent privilégiée pour un secrétariat disposant d’un système de téléphonie (CTI) qui propose d’afficher la fiche contact lors de l’appel entrant du patient.
Cette méthode permet également de voir immédiatement si la fiche contact n’est pas assortie d’une priorité (blacklist) ou d’un commentaire qui va interdire la prise de RDV
- Dans la colonne de gauche, tapez les premières lettres du NOM ou le numéro de téléphone dans « Rechercher un contact »,
- Sélectionnez le contact souhaité dans la liste déroulante (si la personne n’est pas dans les contacts, cliquez sur le + à droite de « rechercher un contact et créez un nouveau contact),
- Toujours dans cette colonne de gauche, en dessous, cliquez sur le motif souhaité,
- cliquez sur un horaire disponible qui s’affiche en dessous du motif ou cliquez dans l’agenda sur un rendez-vous possible qui s’affiche avec la couleur du motif souhaité,
- Cliquez sur « Confirmer » dans la fenêtre de Confirmation du rendez-vous après avoir coché un type de rdv ou ajouté un commentaire,
Votre rendez-vous est positionné dans votre agenda à l’horaire souhaité avec les caractéristiques du motif choisi.
Cette méthode de vérifier les autorisations du contacts puis de rechercher rapidement un créneau disponible
Les + :
- limiter les erreurs puisque c’est le système qui propose en fonction du paramétrage qui a été fait (suppose un paramétrage correct bien entendu)
- vérifier si le contact est autorisé à prendre RDV
- vérifier si le contact n’a pas déjà RDV ou RDV proposé, à avancer ou à reporter avant la recherche de disponibilités,
- trouver rapidement des disponibilités.
Les – :
- on peut manquer un créneau proche parce qu’on a commencé par vérifier si le contact pouvait prendre RDV.