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02 – Créer une fiche contact, prendre un rendez-vous, le modifier… (V3.5)

Après avoir suivi l’assistant de première configuration de votre Agenda, nous allons vous montrer les actions les plus courantes que aurez rapidement à réaliser comme : créer une fiche contact, positionner un rendez-vous, le modifier ou le supprimer.


1/ Créer – Rechercher une fiche contact 

  • Dans les 2 cas, nous vous invitons à saisir le nom du contact que vous souhaitez soit créer / soit rechercher, tout en haut à gauche là où est inscrit le texte : « Rechercher un contact ».

A/ la fiche Contact n’existe pas :

  • Pas de résultat trouvé, le système vous invite à cliquer sur le lien bleu « créer une fiche contact »,
  • Vous n’avez plus qu’à compléter dans la colonne de gauche les éléments utiles pour vous,
  • Avant de cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

Une nouvelle fiche contact a été ajoutée dans votre base contacts



B/ La fiche contact existe déjà :

  • Le système vous propose un ou plusieurs résultats,
  • Cliquez sur la fiche choisie,
  • Un résumé de la fiche contact apparaît dans la colonne de gauche.

A la suite de cette étape de recherche, vous accédez à des informations utiles pour prendre un rendez-vous, noter un message au praticien au sujet de ce contact, ou encore renseigner le contact que vous avez au téléphone.

2/ Prendre un rendez-vous :

Maintenant que vous avez soit créé un nouveau contact / soit sélectionné un contact déjà existant voici la méthode la plus courante pour prendre un rendez-vous :


A/ Créer ou rechercher un contact

  • Suivez les étapes détaillées plus haut en 1/ pour retrouver un contact ou créer un nouveau contact

B/ Recherche de disponibilités dans l’agenda

  • Cliquer sur un motif de rendez-vous : dans notre exemple « 1ère Consultation »,
  • Le système nous propose les toutes prochaines disponibilités dans l’agenda dans la colonne de gauche en dessous du motif choisi,
  • Les créneaux disponibles s’affichent également directement dans l’agenda sous forme de rectangles de couleur avec l’horaire de début de consultation,
  • Il suffit soit de cliquer sur un horaire dans la colonne de gauche / soit dans un rectangle de disponibilité pour passer à l’étape suivant de la prise de rdv,
  • Une fenêtre avec le détail du rendez-vous s’affiche, vous pouvez compléter des éléments dans cette fenêtre avant de finaliser la prise de rendez-vous,
  • Cliquer sur « Enregistrer », votre rendez-vous est positionné dans l’agenda sur le créneau choisi avec toutes les caractéristiques du motif sélectionné.

NB : pour veiller à l’optimisation du positionnement des rendez-vous, des codes couleur s’affichent sur les horaires disponibles : en vert pour vous indiquer que votre rendez-vous colle celui qui le précède / le suit, en rouge pour vous indiquer que l’emplacement n’est pas idéal pour ce rdv parce que vous allez générer un trou dans l’agenda que vous ne pourrez plus combler par la suite.

3/ Modifier – Déplacer – Copier ou Supprimer un rendez-vous

Maintenant que votre rendez-vous est positionné dans l’agenda, vous pouvez avoir à revenir sur ce rendez-vous pour le modifier ou l’annuler.

  • Pour afficher le détail d’un rendez-vous , cliquez sur le rdv souhaité dans l’agenda, un détail du rdv s’affiche à gauche ou à droite dans les boutons d’actions sur ce rendez-vous,

Par rapport aux actions principales que nous venons de survoler, des tutos plus spécialisés par sujet vous permettront d’aller plus loin dans votre découverte des multiples possibilités du logiciel :