Après avoir suivi l’assistant de première configuration de votre Agenda, nous allons vous montrer les actions les plus courantes que aurez rapidement à réaliser comme : créer une fiche contact, positionner un rendez-vous, le modifier ou le supprimer.
1/ Créer – Rechercher une fiche contact
- Dans les 2 cas, nous vous invitons à saisir le nom du contact que vous souhaitez soit créer / soit rechercher, tout en haut à gauche là où est inscrit le texte : « Rechercher un contact ».
A/ la fiche Contact n’existe pas :
- Pas de résultat trouvé, le système vous invite à cliquer sur le lien bleu « créer une fiche contact »,
- Vous n’avez plus qu’à compléter dans la colonne de gauche les éléments utiles pour vous,
- Avant de cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Une nouvelle fiche contact a été ajoutée dans votre base contacts
B/ La fiche contact existe déjà :
- Le système vous propose un ou plusieurs résultats,
- Cliquez sur la fiche choisie,
- Un résumé de la fiche contact apparaît dans la colonne de gauche.
A la suite de cette étape de recherche, vous accédez à des informations utiles pour prendre un rendez-vous, noter un message au praticien au sujet de ce contact, ou encore renseigner le contact que vous avez au téléphone.
2/ Prendre un rendez-vous :
Maintenant que vous avez soit créé un nouveau contact / soit sélectionné un contact déjà existant voici la méthode la plus courante pour prendre un rendez-vous :
A/ Créer ou rechercher un contact
- Suivez les étapes détaillées plus haut en 1/ pour retrouver un contact ou créer un nouveau contact
B/ Recherche de disponibilités dans l’agenda
- Cliquer sur un motif de rendez-vous : dans notre exemple « 1ère Consultation »,
- Le système nous propose les toutes prochaines disponibilités dans l’agenda dans la colonne de gauche en dessous du motif choisi,
- Les créneaux disponibles s’affichent également directement dans l’agenda sous forme de rectangles de couleur avec l’horaire de début de consultation,
- Il suffit soit de cliquer sur un horaire dans la colonne de gauche / soit dans un rectangle de disponibilité pour passer à l’étape suivant de la prise de rdv,
- Une fenêtre avec le détail du rendez-vous s’affiche, vous pouvez compléter des éléments dans cette fenêtre avant de finaliser la prise de rendez-vous,
- Cliquer sur « Enregistrer », votre rendez-vous est positionné dans l’agenda sur le créneau choisi avec toutes les caractéristiques du motif sélectionné.
NB : pour veiller à l’optimisation du positionnement des rendez-vous, des codes couleur s’affichent sur les horaires disponibles : en vert pour vous indiquer que votre rendez-vous colle celui qui le précède / le suit, en rouge pour vous indiquer que l’emplacement n’est pas idéal pour ce rdv parce que vous allez générer un trou dans l’agenda que vous ne pourrez plus combler par la suite.
3/ Modifier – Déplacer – Copier ou Supprimer un rendez-vous
Maintenant que votre rendez-vous est positionné dans l’agenda, vous pouvez avoir à revenir sur ce rendez-vous pour le modifier ou l’annuler.
- Pour afficher le détail d’un rendez-vous , cliquez sur le rdv souhaité dans l’agenda, un détail du rdv s’affiche à gauche ou à droite dans les boutons d’actions sur ce rendez-vous,
Par rapport aux actions principales que nous venons de survoler, des tutos plus spécialisés par sujet vous permettront d’aller plus loin dans votre découverte des multiples possibilités du logiciel :