Guide des changements induits par la nouvelle version de votre agenda
Cette nouvelle version [v3.5.19] apporte de sensibles améliorations et gain de temps : information automatique des patients en cas d’annulation, meilleur suivi et qualification des rendez-vous, gestion simplifiée des reports de rendez-vous et de la liste d’attente.
Ces évolutions sont directement liées à l’instauration d’une nouvelle liste de statuts permettant de mieux qualifier les rendez-vous.
Comme toute évolution, celle-ci implique quelques changements dans les interfaces que vous avez l’habitude d’utiliser. Nous vous présentons ci-dessous les situations où vous serez confronté à ces changements.
Découvrez les sujets abordés dans cette page :
- Paramétrer l’agenda lorsque vous n’êtes pas disponible
- Indiquer qu’un rendez-vous est annulé par le contact
- Gérer les rendez-vous à reporter dans le cas d’une absence
- Utiliser les différents statuts des rendez-vous
Paramétrer l’agenda lorsque vous n’êtes pas disponible
Ancienne version :
Vous ajoutez une Indisponibilité en cliquant directement dans l’agenda puis dans l’onglet Indisponible.
Nouvelle version :
Pour répondre avec plus de finesse à vos besoins concrets, nous vous proposons 2 manières pour indiquer que vous êtes indisponible :
1 – Je suis indisponible sur un créneau ou sur une plage horaire courte
Comme avant, il vous suffit de cliquer sur le créneau à bloquer dans la grille de l’agenda pour y positionner un nouvel Évènement sans contact avec l’un des statuts suivants : Bloqué ou Personnel.
Vous pourrez choisir une récurrence, si nécessaire.
2 – Je suis indisponible sur une durée plus longue (congés, formation, absence exceptionnelle…)
Dans les cas de figure précédemment cités, nous vous invitons à utiliser la nouvelle fonctionnalité Poser une absence.
Si votre absence impacte des rendez-vous déjà enregistrés, vous pourrez activer l’option d’envoi automatique de SMS d’annulation.
Pour en connaître le détail, consultez notre article « Poser une absence »
Indiquer qu’un rendez-vous est annulé par le contact
Ancienne version :
Vous cliquez sur l’icône de la poubelle rouge pour supprimer le rendez-vous en question. Cela ne permet aucune distinction entre des rendez-vous annulés par le contact ou par le praticien et ne permet aucune traçabilité des annulations.
Nouvelle version :
Vous choisissez le nouveau statut Annulé par le contact.
Toutes les annulations seront comptabilisées dans l’historique des rendez-vous.
Vous pouvez toujours supprimer définitivement un rendez-vous en cas d’annulation par le praticien ou en cas d’erreur par exemple. Veuillez noter que la poubelle rouge est maintenant placée en bas à droite du détail du rendez-vous.
Gérer les rendez-vous à reporter dans le cas d’une absence
Ancienne version :
Vous choisissez le statut À reporter et vous appelez le contact pour le prévenir que son rendez-vous est annulé.
Nouvelle version :
- Utilisez la nouvelle fonctionnalité Poser une absence. Elle vous permettra de prévenir automatiquement par SMS les patients dont les rendez-vous sont annulés.
ou
- Choisissez le statut À reporter à prévenir pour les rendez-vous concernés, si vous estimez n’avoir que très peu de rendez-vous à reporter.
Dans les deux cas, la gestion des reports sera facilitée si vous utilisez le module Gestion des listes, vous saurez à tout moment qui a été prévenu et qui reste à prévenir.
Pour en savoir plus, consultez notre article « Poser une absence »
Utiliser les différents statuts des rendez-vous
Ancienne version :
Quelques statuts étaient disponibles pour qualifier un rendez-vous.
Nouvelle version :
Nous avons créée toute une palette de statuts vous permettant de qualifier les rendez-vous avec bien plus de nuance. Vous trouverez dans le tableau ci-dessous, la liste exhaustive des statuts, leurs intitulés et les répercussions (autres que visuelles) lorsqu’ils sont utilisés.
| Statut | Icône | Affichage RDV | Usage | Automatismes et notifications |
|---|---|---|---|---|
| Sans état |  | Normal | Statut par défaut lors de la création d’un RDV. | Rappel de RDV par e-mail et/ou SMS (si activé). |
| Attente confirmation |  | Normal | On attend que le patient confirme sa venue au RDV. | Rappel de RDV par e-mail et/ou SMS (si activé). |
| Confirmé |  | Normal | Le patient a confirmé sa présence au RDV programmé. | Rappel de RDV par e-mail et/ou SMS (si activé). |
| À avancer |  | Normal | Le RDV doit être avancé si possible (si un créneau adapté se libère). — Possibilité d’indiquer des instructions et des préférences du patient relatives au repositionnement de son RDV. | Le RDV à avancer apparaît dans la liste « RDV à avancer ». — Le RDV à avancer est proposé automatiquement si un créneau plus proche se libère. — Rappel de RDV par e-mail et/ou SMS (si activé). |
| Retard |  | Normal | Signaler que le patient est en retard pour son RDV. | Rappel de RDV par e-mail et/ou SMS (si activé). |
| Arrivé |  | Normal | Le secrétariat signale au praticien que le patient est arrivé en salle d’attente. | |
| En cours |  | Icône du statut clignotante | Indiquer que le patient a été pris en charge par le praticien. — Le secrétariat peut savoir ainsi, si le praticien a pris du retard dans la prise en charge des RDV. | |
| Terminé |  | Normal | Indiquer que le RDV est terminé. | |
| Payé |  | Normal | Indiquer que le RDV a été payé. —- Les RDV dans un autre statut peuvent ainsi être considérés comme impayés. | |
| À reporter, à prévenir |  | Icône du statut clignotante | Le RDV doit être reporté pour cause d’annulation. — Le patient n’a pas encore été prévenu. — Une instruction relative au report du RDV peut être ajoutée. | Le RDV apparaît dans la Liste « RDV à reporter ». — L’envoi d’un SMS pour informer automatiquement le patient de l’annulation de son RDV est proposé. — Si envoi de SMS et s’il a bien été délivré sur le téléphone du patient, alors le statut du RDV passe automatiquement en « À reporter, prévenu ». — |
| À reporter, prévenu |  | Normal | Le RDV doit être reporté pour cause d’annulation —- Le patient a été prévenu, soit automatiquement par SMS, soit manuellement par téléphone. | Le RDV apparaît dans la Liste « RDV à reporter ». — |
| Absence non justifiée |  | RDV grisé. —- Texte du RDV barré. | Indiquer que le patient n’a pas honoré son RDV. | Le nombre d’Absences non justifiées est visible dans la fiche contact, ce qui permet d’identifier des patients absentéistes. — |
| Annulé par le contact |  | RDV grisé. — Texte du RDV barré. | Indiquer que le RDV a été annulé à la demande du patient. — Le RDV est annulé et disparaît de la grille de l’agenda. On peut continuer de l’afficher (grisé et barré) si on choisit l’option d’affichage correspondante. | Le créneau est libéré. — E-mail automatique de confirmation de l’annulation de RDV. |
| Annulé par Internet |  | RDV grisé. — Texte du RDV barré. | Statut automatique lorsque le patient annule son RDV par Internet. — Le RDV est annulé et disparaît de la grille de l’agenda. On peut continuer de l’afficher (grisé et barré) si on choisit l’option d’affichage correspondante. | Le créneau est libéré. — E-mail automatique de confirmation de l’annulation de RDV. |
Une fonctionnalité pouvant potentiellement en amener une autre, nous vous invitons vivement à utiliser les statuts pour les raisons pour lesquelles ils ont été conçus. Ainsi, vous bénéficierez pleinement des futures évolutions, notamment en terme de statistiques de votre activité.