Cookie Consent by Free Privacy Policy Generator

Inscrivez-vous maintenant

Connexion

Mot de passe perdu

Entrez votre e-mail pour réinitialer votre mot de passe.

PAR Auteur


Version 3.5.19 – Absences / Annulations / Reports / Statuts


Guide des changements induits par la nouvelle version de votre agenda

Cette nouvelle version [v3.5.19] apporte de sensibles améliorations et gain de temps : information automatique des patients en cas d’annulation, meilleur suivi et qualification des rendez-vous, gestion simplifiée des reports de rendez-vous et de la liste d’attente.

Ces évolutions sont directement liées à l’instauration d’une nouvelle liste de statuts permettant de mieux qualifier les rendez-vous.

Comme toute évolution, celle-ci implique quelques changements dans les interfaces que vous avez l’habitude d’utiliser. Nous vous présentons ci-dessous les situations où vous serez confronté à ces changements.


Découvrez les sujets abordés dans cette page :

Paramétrer l’agenda lorsque vous n’êtes pas disponible

Ancienne version : 

Vous ajoutez une Indisponibilité en cliquant directement dans l’agenda puis dans l’onglet Indisponible.

Nouvelle version : 

Pour répondre avec plus de finesse à vos besoins concrets, nous vous proposons 2 manières pour indiquer que vous êtes indisponible :

1 – Je suis indisponible sur un créneau ou sur une plage horaire courte

Comme avant, il vous suffit de cliquer sur le créneau à bloquer dans la grille de l’agenda pour y positionner un nouvel Évènement sans contact avec l’un des statuts suivants : Bloqué ou Personnel.
Vous pourrez choisir une récurrence, si nécessaire.

Pour en savoir plus, consultez notre article « Bloquer des créneaux en utilisant les Évènements sans contact »

2 – Je suis indisponible sur une durée plus longue (congés, formation, absence exceptionnelle…)

Dans les cas de figure précédemment cités, nous vous invitons à utiliser la nouvelle fonctionnalité Poser une absence.
Si votre absence impacte des rendez-vous déjà enregistrés, vous pourrez activer l’option d’envoi automatique de SMS d’annulation.

Pour en connaître le détail, consultez notre article « Poser une absence »

Indiquer qu’un rendez-vous est annulé par le contact

Ancienne version : 

Vous cliquez sur l’icône de la poubelle rouge pour supprimer le rendez-vous en question. Cela ne permet aucune distinction entre des rendez-vous annulés par le contact ou par le praticien et ne permet aucune traçabilité des annulations.

Nouvelle version :

Vous choisissez le nouveau statut Annulé par le contact.
Toutes les annulations seront comptabilisées dans l’historique des rendez-vous.
Vous pouvez toujours supprimer définitivement un rendez-vous en cas d’annulation par le praticien ou en cas d’erreur par exemple. Veuillez noter que la poubelle rouge est maintenant placée en bas à droite du détail du rendez-vous.

Gérer les rendez-vous à reporter dans le cas d’une absence

Ancienne version : 

Vous choisissez le statut À reporter et vous appelez le contact pour le prévenir que son rendez-vous est annulé.

Nouvelle version : 
  • Utilisez la nouvelle fonctionnalité Poser une absence. Elle vous permettra de prévenir automatiquement par SMS les patients dont les rendez-vous sont annulés.

ou

  • Choisissez le statut À reporter à prévenir pour les rendez-vous concernés, si vous estimez n’avoir que très peu de rendez-vous à reporter.

Dans les deux cas, la gestion des reports sera facilitée si vous utilisez le module Gestion des listes, vous saurez à tout moment qui a été prévenu et qui reste à prévenir.

Pour en savoir plus, consultez notre article « Poser une absence »

Utiliser les différents statuts des rendez-vous

Ancienne version : 

Quelques statuts étaient disponibles pour qualifier un rendez-vous.

Nouvelle version : 

Nous avons créée toute une palette de statuts vous permettant de qualifier les rendez-vous avec bien plus de nuance. Vous trouverez dans le tableau ci-dessous, la liste exhaustive des statuts, leurs intitulés et les répercussions (autres que visuelles) lorsqu’ils sont utilisés.

StatutIcôneAffichage RDVUsageAutomatismes et notifications
Sans étatNormalStatut par défaut lors de la création d’un RDV.Rappel de RDV par e-mail et/ou SMS (si activé).
Attente confirmationNormalOn attend que le patient confirme sa venue au RDV.Rappel de RDV par e-mail et/ou SMS (si activé).
ConfirméNormalLe patient a confirmé sa présence au RDV programmé.Rappel de RDV par e-mail et/ou SMS (si activé).
À avancerNormalLe RDV doit être avancé si possible (si un créneau adapté se libère).

Possibilité d’indiquer des instructions et des préférences du patient relatives au repositionnement de son RDV.
Le RDV à avancer apparaît dans la liste « RDV à avancer ».

Le RDV à avancer est proposé automatiquement si un créneau plus proche se libère.

Rappel de RDV par e-mail et/ou SMS (si activé).

RetardNormalSignaler que le patient est en retard pour son RDV.Rappel de RDV par e-mail et/ou SMS (si activé).
ArrivéNormalLe secrétariat signale au praticien que le patient est arrivé en salle d’attente.Pas de rappel de RDV.
En coursIcône du statut clignotanteIndiquer que le patient a été pris en charge par le praticien.

Le secrétariat peut savoir ainsi, si le praticien a pris du retard dans la prise en charge des RDV.
Pas de rappel de RDV.
TerminéNormalIndiquer que le RDV est terminé.Pas de rappel de RDV.
PayéNormalIndiquer que le RDV a été payé.
—-
Les RDV dans un autre statut peuvent ainsi être considérés comme impayés.
Pas de rappel de RDV.
À reporter, à prévenirIcône du statut clignotanteLe RDV doit être reporté pour cause d’annulation.

Le patient n’a pas encore été prévenu.

Une instruction relative au report du RDV peut être ajoutée.
Le RDV apparaît dans la Liste « RDV à reporter ».

L’envoi d’un SMS pour informer automatiquement le patient de l’annulation de son RDV est proposé.

Si envoi de SMS et s’il a bien été délivré sur le téléphone du patient, alors le statut du RDV passe automatiquement en « À reporter, prévenu ».

Pas de rappel de RDV.
À reporter, prévenuNormalLe RDV doit être reporté pour cause d’annulation
—-
Le patient a été prévenu, soit automatiquement par SMS, soit manuellement par téléphone.
Le RDV apparaît dans la Liste « RDV à reporter ».

Pas de rappel de RDV.
Absence non justifiéeRDV grisé.
—-
Texte du RDV barré.
Indiquer que le patient n’a pas honoré son RDV.Le nombre d’Absences non justifiées est visible dans la fiche contact, ce qui permet d’identifier des patients absentéistes.

Pas de rappel de RDV.
Annulé par le contactRDV grisé.

Texte du RDV barré.
Indiquer que le RDV a été annulé à la demande du patient.

Le RDV est annulé et disparaît de la grille de l’agenda. On peut continuer de l’afficher (grisé et barré) si on choisit l’option d’affichage correspondante.
Le créneau est libéré.

E-mail automatique de confirmation de l’annulation de RDV.
Annulé par InternetRDV grisé.

Texte du RDV barré.
Statut automatique lorsque le patient annule son RDV par Internet.

Le RDV est annulé et disparaît de la grille de l’agenda. On peut continuer de l’afficher (grisé et barré) si on choisit l’option d’affichage correspondante.
Le créneau est libéré.

E-mail automatique de confirmation de l’annulation de RDV.

Une fonctionnalité pouvant potentiellement en amener une autre, nous vous invitons vivement à utiliser les statuts pour les raisons pour lesquelles ils ont été conçus. Ainsi, vous bénéficierez pleinement des futures évolutions, notamment en terme de statistiques de votre activité.